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事務職員採用エントリー

PERSON

未来の人材を育てる
責任感とやりがい

事務職員

法人本部 総務部 総務課
＜2022年3月現在＞

N.S. 2013年度入職

現在の部署と
担当している仕事内容

部署としては、役員に関すること、寄附行為（会社でいう定款）に関すること、諸規程の管理、法務業務、文書管理など、学校法人全体に関わる業務を行い、組織が円滑に動くよう他部署が担当しない様々な業務を担当します。私が担当している業務は、決裁文書の管理、会報誌の作成、規程更新などのルーチン業務から、官公庁からの調査取り纏め、役員改選の手続き、各学校の卒業入学に関する事など、学校法人ならではの式典業務も担当しています。また、全ての部署にもかかわる横断的な業務として、事業継続計画（BCP）の策定や申請業務の電子化を進めています。

仕事の面白さや大変なところ

業務を進めていく中で、もっとこうすれば良いのにと思うことや、改善の余地を感じることがあります。それは課内の小さな業務でもそうですが、法人本部総務課という課の特徴もあり、各学校と連携を取りながら進めていく業務の中にも存在し、その場合はグループ全体の業務効率化に関わる事案となります。その問題の解決策を提案・実行し、グループ全体の業務が少しでも効率化された時はやって良かったと思える瞬間の一つですが、幼稚園から大学まである各学校と調整しながら進めていくことは労力が必要な業務でもあると思っています。

日ごろ意識していることや
大切にしていること

スピードと事前準備、一緒に仕事を進めていく人達とのコミュニケーションです。まずはスピードを重視して、たたき台を作ること。これができれば周りの方からアドバイスを頂き、自分の提案がさらに良いものになっていきます。その間に仕事の細かいイメージまで出来上がり、問題点や調整しなればならない事がでてくるので、事前準備をしっかりすること。また、ミスはコミュニケーション不足による認識の違いから発生する事が多いと感じているので、重要なポイントはしっかりコンセンサスをとるように気を付けています。

My Challenge

失敗を恐れずチャレンジする風土を作る

学校法人の組織は大きく教員組織と事務組織に分けられますが、事務組織のほんの一部分しか理解できておらず、まだまだ勉強が必要だと感じています。事務組織なので慎重に正確に業務を遂行することはもちろん大切ですが、業務を効率化することで生まれる労力を価値創造の機会にあて、マネージャーとして失敗を恐れずチャレンジする風土を作っていければと思っています。その前向きな気持ちが学校全体の雰囲気となり、東京都市大学グループ全体や学生たちに少しでも良い影響を与えることができればと思います。

休日の過ごし方

スポーツやジム、サウナなどでリフレッシュしています。他部署の教職員と交流することもあり、業務外でざっくばらんに話ができる良い機会になっています。コロナ禍で人との交流は減ってしまいましたが、その中でもいろいろな人に会い刺激をもらっています。これは社会人の皆さんが感じている事かと思いますが、仕事を充実させるためには業務後の過ごし方がとても重要で、仕事と私生活の気持ちを切り替えて、休養をとる、リフレッシュするなど、意識的にメリハリをつけるようにしています。

受験者へのメッセージ

少子化が加速する日本での学校経営は厳しい時代になりますが、少子化だからこそ一人一人に対しての教育の重要性は増していると考えており、未来の人材を育てる職業に就いていることに責任とやりがいを感じています。1955年に五島育英会が設立され、その後2009年に発足した東京都市大学グループは、これまでのすばらしい伝統を受け継ぎつつ、新たにチャレンジもしていかなければならない、やりがいの多い職場です。学生・生徒・児童・園児を第一に考え、挑戦するという意識を共有できる方と一緒に働きたいと思っています。

1週間のスケジュール

  • 日曜

    休み

  • 月曜

    ①HP修正　②電子申請の検討　③会報の校正　④スケジュール確認①期限切れバナーの変更、閲覧しやすいようレイアウトの変更。　②新たに電子化する業務フロー、フォーマットを検討。
    ③グループ全体に配布されるため、入念にチェック。　④役員・要職者の週間スケジュールを確認。

  • 火曜

    ①業者打合せ　②会計処理　③登記事項の申請①東急グループ会社からの学生に対する商品プレゼン。対象の学校に展開する。　②課内の会計をまとめ伝票を起案。
    ③他部署から依頼の各種証明書発行申請。

  • 水曜

    ①規程改廃の確認・システム掲載依頼　②発行物校正（他部署）①設置校から提出されたの規程の改廃案をチェック、ミスがないか確認。グループ全体で閲覧できるシステムに掲載を依頼する。
    ②他部署から依頼のある発行物の校正を行う。

  • 木曜

    ①会報校了・発行　②役員の経費精算　③寄附行為変更の届出・認可申請①校了したらイントラに掲載、関係者に周知。　②役員の経費を取り纏めて精算。　③文部科学省への提出物作成。

  • 金曜

    ①決裁文書の管理　②BCP　③調査取り纏め①稟議書を登録、決裁処理、学校通知。　②事業継続計画の更新。　③官公庁からの調査物を確認、対象部署に依頼。

  • 土曜

    自宅研修日自己啓発支援制度を利用して、通信教育を受けています。
    管理職候補者要件となる複数の指定講座の中から、自分が受講したい講座を選択できるため、モチベーションも高まります。

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